如何选租打印机，才能避免冰山下的巨额浪费？

加强成本控制无疑是企业在竞争中取胜的关键部分，人人租机提醒盲目追求成本的降低反而会带来更大的浪费，所以需要以长远、全局的目光来审视企业运营，科学合理的降低成本。这里有一个重要指标TCO : Total Cost of Ownership 总体拥有成本，包括从产品采购到后期使用、维护的总成本。

打印成本控制是很多企业都不够在乎的一个问题，但恰恰是影响企业日常运营成本的重要因素。打印TCO大概分成三块：固定成本，主要是打印机的租赁费用，通常有固定的寿命和折旧；显性成本，主要包括墨盒和打印纸，这是打印成本中最直观的一环；隐形成本，主要是打印机维护修缮、用户的误工等待时间等容易被忽视的成本。

有调查显示，打印TCO中，仅有13%用于硬件设备的购买，87%是打印耗材成本、打印设备的后期管理、维护等流程成本。后者平时看似不起眼，但却悄无声息地聚沙成塔，极大加重了客户的成本负担。

1、精细化的打印管理，有效控制打印浪费成本

企业因打印浪费造成的隐性成本非常普遍。据不完全统计，办公室内的打印成本浪费率高达40％，25％为打印与工作无关的私用资料，15％则是不负责任的打印浪费（重复打印、错误打印等）。对上规模的企业来说，每年因打印浪费导致的纸张、耗材、打印电量的费用更加可观。如果大企业对于这类打印浪费从不约束的话，很可能一年就会造成数百万甚至上千万的浪费。

这就需要打印机提供精细化管理的功能，以及智能化的解决方案。比如三星打印机环保打印的解决方案能帮助企业减少碳粉用量及能源消耗。其控制面板上设有“ECO环保”按键，一键就能开启省墨模式，在不影响打印效果的同时节省高达30%的碳粉消耗。还提供黑白优先打印、双面或多合一打印等多种环保打印选择。黑白优先打印，自动优先选择黑白打印模式，避免不必要的彩打，减少浪费；双面打印，纸张可自动翻页，使纸张消耗量减少50％；多合一打印，可将2页或2页以上的内容缩放到一张纸上，节省纸张、碳粉用量。通过即时定影系统（IFS）技术加快打印和复印文件速度，节省用电量。同时，三星聚合碳粉颗粒比传统碳粉更加细致均匀，使打印内容纤薄而匀称，而且它要求的熔融温度比普通打印机低，因此能减少碳粉用量及能源消耗。

为了对过度打印的行为进行约束和管理，三星的打印管理解决方案，可按不同部门或个人对打印设备的使用量和使用信息进行统计，并自动生成每月打印输出量统计报告，还可以随时监控设备、耗材状态和使用情况，根据自身的业务需要灵活地进行打印管理，从而显著提高打印机的生产效率。这对打印消耗量大的企业来说，可以提高集约化管理，有效进行成本控制，促使公司TCO控制更严谨，更好地为公司创造效益。

2、提升综合效能，降低后期打印成本

企业打印成本中有这样一个计算方式：平均单页打印成本=某段时期的耗材成本/相对应的打印量。在不浪费纸张、不过度打印的情况下，耗材成本越低，平均单页打印成本越低，则说明该打印设备的使用越划算，也就是后期打印成本越低。

激光打印机的耗材主要是硒鼓和碳粉，采用鼓粉一体的激光打印机墨粉用完后要更换整支硒鼓才能继续使用。而鼓粉分离式的打印机长期来看更经济，因为硒鼓的寿命要远长于墨粉盒，墨粉用完后只是更换粉盒，一般一个硒鼓可以支持使用多个墨粉盒。比如鼓粉分离式设计的三星MultiXpress K2200系列数码复合机三星K2200系列采用大容量的10000页容量墨粉盒与超长寿命的80000页硒鼓单元，能帮助企业办公用户有效降低运营成本。对于拥有繁重打印任务的企业而言，更能深切体会到其成本优势。

3、提升打印机的稳定性，减少不可见的维护成本

打印所用到的纸张和耗材成本这些可见的成本，只是冰山露出水面的一角，真正令人担忧的是隐藏在冰山下的巨大隐形成本。单从打印机的选择来看，有些企业出于成本考虑会选择低端打印机，但打印机的可靠稳定性很重要，入门级打印机很多因压低制作成本，在材质选择上会降低配置。比如内部结构很多是树脂材料，压力辊也用的是类海绵的物质而非高密度橡胶材料，在面临厚纸张、长时间的工作环境时，很容易“卡壳”。

这造成的直接后果就是常常会发生卡纸、连续打印不顺畅、字迹不清晰等现象，极大地降低了用户的打印体验。这类因打印机故障造成的打印浪费成本、修理维护成本超出想象。虽然单机价格便宜，但麻烦不断，影响到企业办公的效率，容易造成误工等各类问题，给公司造成的间接损失不小。

写在最后：

打印机作为商务办公必备设备，为人们提供打印、复印、扫描等多项支持。纸张、硒鼓等办公耗材看似便宜，但如果使用不当就会积少成多，无形之中为企业带来高额的后期运营成本。

所以，各位老板及管理者，尤其是广大CIO们在选租打印机的时候尤其需要注意：便宜可能是坑，贵的反而更省。应该从CTO的角度重新审视企业内部的打印成本控制，选择一款综合效能高、稳定性强、可进行精细化打印管理的打印机，来帮助企业降低整体拥有成本，让企业赢得更多的竞争优势!

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